فرم الکترونیک

فرمی که توسط کاربر پُر می‌شود و در پهنه‌ی شبکه فرستاده می‌شود. آنها معمولاً برای جای دادن سفارشات در خود و دریافت جواب آن بکار می‌روند. آنها را می‌توان در گستره‌ی وب یا در اَپلِتهای جاوا قرار داد. فرم‌های الکترونیک معمولاً دارای قسمت‌های متنی، قابل تایپ، کلیدها، امضای دیجیتال و دیگر اجزاء می‌باشند.

هم‌اکنون سالهاست که در کشورهای پیشرفته، فرم‌های الکترونیک جایگزین فرم‌های کاغذی شده‌اند. علّت این است که فرم‌های کاغذی مرسوم و زمان اتلاف شده از مردم برای آن، هر ساله برای شرکت‌ها صدها هزار دلار هزینه ایجاد می‌کند. فرم‌های الکترونیک اکنون در بسیاری از شرکت‌ها و مؤسّسات دولتی، مالی، قضایی، قانونی، بیمه‌ای و خصوصی استاندارد شده‌اند.

در هر سازمانی به فراخور پیچیدگی فرآیندهای داخلی و مامورِيتهای تعریف شده سازمانی، عناوین گوناگونی از فرمهای اداری وجود دارد که جهت طی روال یک عملیات(درون سازمانی/برون سازمانی) طراحی شده است. تولید و به گردش انداختن چنین فرمهایی به صورت کاغذی و گردش فیزیکی فرم مشکلات عدیده ای را فراروی سازمان قرار می دهد. مهمترین این مشکلات عبارت

جایگزین شایسته چنین فرمهایی، فرم الکترونیک است. فرم الکترونیک یک هویت اطلاعاتی و حداقل یک ظاهر نمایشی داشته و می تواند توسط موتور گردش کار در بستر نرم افزار گردش نموده و عملیات کامل گردش فرم کاغذی را به صورت الکترونیک پوشش دهد. در واقع سازمان خواهد توانست ماهیت اطلاعاتی فرم، ظاهر نمایشی فرم و روال گردش فرم را به سیستم معرفی نموده و این فرم از مرحله آغازین تا مرحله نهایی در بستر نرم افزاری به صورت الکترونیک گردش نماید.ماژول فرم الکترونیک سازمان الکترونیک پیوست بستر مناسبی جهت مکانیزه کردن تولید و گردش فرمهای اداری سازمان متبوع شماست. مزایای شاخص این سیستم عبارتند از:

1. ايجاد انواع فرم هاي اداري 2.تعريف انواع فيلدهاي اطلاعاتي براي فرم

3-طراحي هر تعداد قالب نمايش براي فرم4-فابلیت طراحی فرم های چند صفحه ای5-پشتیبانی ار انواع کنترل های ورود و نمایش اطلاعات در طراحی فرم6-تعريف روالهاي گردش عملیات برای يک فرم در قالب مراحل قابل تعریف7-امکان تعریف مرحله ها به تعداد دلخواه8-امکان حرکت فرم از یک مرحله به مرحله دیگر بر اساس شرایط تعریف شده9-امکان تعیین عملیات پس از تایید و یا عدم تایید10-امکان انشعاب از یک مرحله به چند مرحله و نیز تلفیق چند مرحله یه یک مرحله11-امکان ارسال موازی فرم به چند مرحله12-امکان اقدام چند نفر روی یک مرحله

13-امکان تعیین نحوه نمایش فرم در هر مرحله14-ايجاد يک فرم اداري بر اساس انواع تعريف شده و به گردش انداختن آن بر اساس روال انتخاب شده15-تهيه تصوير فرم اداري از روي محتواي آن16-انجام عمليات بايگاني و ارجاع روي فرم هاي اداري ثبت شده17-اختصاص دفتر ثبت و الگوي شماره گذاري به هر نوع فرم18-ثبت خودکار فرم اداري بعد از آخرين تاييد19-اختصاص نوع فرم اداري مورد نظر به يک يا چند واحد سازماني20-الصاق انواع فايل به فرم هاي اداري بعنوان پيوست21-ارسال اتوماتيک يادداشت اداري براي کاربر درخواست کننده در صورت عدم تاييد آن22-گزارش کامل اطلاعات فرمهای ایجاد شده به تفکیک نوع فرم23-انجام عملیات بین سیستمی بر اساس نتایج نهایی فرم