جهت سفارش اینجا کلیک کنید 
موتور جستجوی پیشرفته مقالات و تحقیقات و ...
مقدمه
در تعریفی که از انبار داری در فصول پیشین ارائه گردیده است ، گفته شد ، انبار داری عبارت است از دریافت جنس یا کالا از خارج انبار ( از قسمت های مختلف موسسه یا از دیگران در خارج موسسه ) و نگهداری آن ها طبق نظم و اصولی خاص که متضمن سهولت دادن ( صدور ) و تحویل گرفتن ( ورود ) و صرف کم ترین زمان و به کار گیری کم ترین نیروی انسانی مورد نیاز ، باشد و رساندن اجناس و کالای مورد لزوم قسمت ها یا خریداران به آن ها در کم ترین و زود ترین زمان ممکن بر اساس مدارک و ضوابط مستدل و مجاز .
بر اساس تعریف فوق ، معلوم می گردد که انبار داری باید در سه مرحله انجام شود که عبارتد از :
مرحله اول – دریافت یا تحویل گرفتن کالا .
مرحله دوم – نگهداری و حفاظت اجناس و کالا در انبار ( انبار کردن )
مرحله سوم – صدور یا تحویل دادن اجناس و کالا به خارج از انبار .
حال برای آن که بتوان انبار داری و مراحل آن را بهتر شناخت و به انجام عملیات و فعالیت آن پی برد به بررسی هر یک از مراحل فوق الذکر پرداخته می شود .
مرحله اول – مرحله دریافت یا تحویل گرفتن کالا
در این مرحله کالا ها یا اجناسی که مورد نیاز قسمت های مختلف سازمان است و باید نگهداری شوند تا به موقع جهت مصرف و استفاده از آن تحویل آن ها گردند و با اصول و مدارک و مجوز های خاصی و یا بازرسی کیفیت به عمل آمده و اطمینان از صحت مقادیر و سالم بودن اجناس و تطابق آن با درخواست ها و نیاز ها از تحویل دهندگان کالا دریافت می شود و در مقابل آن رسید انبار صادر می گردد .
برای تحویل گرفتن مواد و کالا و اطمینان از اجرای درست و کامل مفاد دستور العمل های صادره ، ضرورت ایجاب می کند که کالا یا جنس دریافت شده یا دریافت شدنی توسط قسمت یا فردی که دارای صلاحیت شناخت آن کالا است و می تواند نظرش درست و پذیرفتنی باشد ، تحویل گرفته شود . اگر در مورد شناخت کالا از لحاظ فنی و مرغوبیت ، نیاز به افراد متخصص و ورزیده ای است ، می توان از همکاری مهندسین و تکنسین ها و کارشناسان با تجربه و خبره در این زمینه استفاده کرد .
بدیهی است این همکاری علاوه بر آن که باید بر پایه دوستی و حسن همکاری و صلاحیت استوار باشد ، می بایست بر اساس دستور مقامات صلاحیت دار و یا مقررات و دستور العمل های صادره و یا شرح وظایف تعیین شده در سازمان بنا شده باشد . تا از هر گونه دخالت عوامل خارجی جلوگیری شود . در هر حال مرحله اول عملیات انبار داری دو جزء می باشد .
جزء اول از مرحله اول انبار داری
جزء اول از مرخله نخست انبار داری ، شامل کنترل و بازرسی قبل از تحویل گرفتن قطعی اجناس و کالا توسط انبار دار می باشد که طبق ضوابط و بر اساس مدارک و در شرایط خاصی صورت می گیرد که در هر سازمانی روش آن تعیین و به موقع اجرا گذاشته می شود .
چنان چه در سازمانی نسبت به کیفیت و مرغوبیت مواد ، قطعات و لوازم یدکی و انواع گوناگون اجناس خریداری شده حساسیت بیشتری وجود داشته باشد و مسئله استفاده از مواد و اجناس طبق استاندارد های تعیین شده سر لوحه فعالیت های تولیدی و خدماتی و بازرگانی آن ها قرار گرفته باشد ، واحدی تحت عنوان واحد بازرسی و یا کنترل کیفیت وجود دارد که توسط فرد یا افرادی به امر بازرسی و کنترل کیفیت می پردازد و کنترل های فیزیکی و شیمیایی و غیره را از طریق نمونه برداری ، بازدید ، آزمایش ، مقایسه و نظایر آن در آزمایشگاه های فنی و فیزیک و شیمی داخل و یا خارج از سازمان جهت بررسی آن ها و صدور تائیدیه به بازرسی کنترل کیفی اقلام خریداری شده به عمل می آورند .
بنابراین قبل از این که انبار دار بخواهد یا بتواند مبادرت به تحویل گرفتن قطعی مواد و کالای وارده کند . لازم است آن مواد و کالا و اجناس از هر نظر مورد رسیدگی و بررسی واحد کنترل کیفیت و بازرسی قرار گیرد . در ارتباط با عملیات واحد کنترل کیفیت به منظور بررسی و تائید کالا و اجناس و مواد خریداری شده از سوی واحد امور بازرگانی و تدارکات باید افزود ، زمانی که اجناس مورد نظر وارد موسسه می شود ، عموما کالا را در محلی که به آن انبار قرنطینه می گویند ، تحویل موقت می دهند ( محل انبار قرنطینه می تواند یک اطاق خاص و یا گوشه ای از محوطه انبار سرپوشیده و یا منطقه ای از محوطه باز که به دور آن حصار و یا فنس کشی شده است ، باشد . در هر سازمانی نوعی امبار قرنطینه متفاوت است ) .
انبار دار موظف است در مقابل تحویل موقت اجناس مزبور که هنوز عملیات بازرسی و کنترل کیفی بر روی آن ها انجام نشده است رسید موقت انبار صادر کند و بلافاصله موضوع ورود اجناس مزبور را به فرد یا افراد واحد بررسی و کنترل کیفیت اطلاع دهد.
واحد بازرسی و کنترل کیفیت می بایست حداکثر 48 ساعت از تاریخ اطلاع به انبار قرنطینه جهت بازرسی و کنترل کیفیت اقلام خریداری شده مراجعه کند و مراتب تائید و یا عدم تائید کنترل کیفی و بازرسی خود را در خصوص قسمتی یا تمامی اقلام مزبور طی گزارش کتبی ( معمولا فرم این نوع گزارش ها به صورت چاپی در موسسات وجود دارد ) ارائه دهد . سپس انبار دار موظف است اقلامی که برای آن ها تائیدیه صادر گردیده است تحویل قطعی بگیرد و در مقابل رسید انبار قطعی صادر کند و نسبت به اقلامی که از نظر بازرسی و کنترل کیفیت رد و مردود شناخته شده اند مراتب را به واحد امور بازرگانی و یا تدارکات اعلام تا نسبت به استرداد و حمل اجناس رد شده اقدام کنند .
معمول بر آن است که مواد و کالا و اجناس داخل انبار قرنطینه را به سه دسته و یا گروه و یا بیشتر تقسیم می کنند .
● اجناسی که بازرسی های لازم بر روی آن ها انجام گرفته است و مصرف و استفاده آن از نظر واحد بازرسی و کنترل کیفیت بلامانع داده شده است . در آن صورت این اجناس را معمولا برگ یا کارت سبز مشخص می کنند . ( رنگ ها و یا سایر علامات در هر موسسه ای به صورت قرار دادی تعیین می شود ) .
● اجناسی که بازرسی های لازم بر روی آن ها انجام گرفته است ولی مصرف و استفاده آن از نظر واحد بازرسی و کنترل کیفیت مردود شناخته شده است ( به علل مختلف ) . در این صورت این گونه اجناس می بایست توسط واحد امور بازرگانی و تدارکات به فروشنده آن مسترد گردد و معمولا آن ها را با برگ یا کارت قرمز مشخص می کنند .
● اجناسی که واحد بازرسی و کنترل کیفیت بنا به عللی اقدام به کنترل و بازرسی و رسیدگی آن ها نکرده و یا نیاز بیشتری را به بازرسی و کنترل و آزمایش آن ها ضروری داشته و ان اجناس از نظر واحد بازرسی و کنترل کیفیت بلاتکلیف مانده است . در آن صورت این گونه را با برگ یا کارت زرد مشخص می کنند .
بنابراین انبار دار پس از بررسی واحد کنترل کیفیت ، اجناس بازرسی شده با کارت سبز را می بایست تحویل قطعی بگیرد و رسید اجناس مزبور را صادر کند و لافاصله نسبت به استرداد و برگشت اقلامی که مردود و دارای کارت قرمز می باشند ، اقدام کند . باید اضافه کرد ، معمولا در هر سازمانی بیش از یک انبار قرنطینه وجود ندارد و کلیه اجناس و اقلامی که تحویل انبار قرنطینه می گردد به عنوان انبار موقت اجناس تحویلی شناخته می شوند . انبار قرنطینه در اختیار انبار دار است و مسئولیت حفظ و نگهداری کلیه اجناس داخل آن را بر عهده انبار دار می باشد . به عبارت دیگر ، مسئولیت حفظ و نگهداری اجناس داخل انبار قرنطینه قرنطینه صادر کننده رسید موقت انبار قرنطینه می باشد . از سوی دیگر ، چون برای اجناس انبار قرنطینه ، رسید موقت صادر می گردد ، واحد امور بازرگانی و یا تدارکات نمی تواند به صرف تحویل موقت کالا ، از خود سلب مسئولیت کند و تصور نماید کالای خریداری شده را تحویل داده است و دیگر هیچگونه مسئولیتی در قبال مواد و کالای مردود شناخته شده ندارد . واحد امور مالی نیز در قبال صدور رسید موقت انبار هیچگونه ثبتی از رویداد مالی مزبور را در دفاتر موسسه به عمل نمی آورد و فقط در قبال قطعی انبار صادره عملیات مربوط به خرید تحویل اجناس به انبار ، را ثبت می کند .