1- براي ثبت عمليات مالي استفاده از دفاتر حسابداري شامل روزنامه حسابهاي عمومي، دفتر كل، دفتر معين، دفتر اعتبارات، دفتر صندوق، دفتر اموال و همچنين استفاده فرمهاي مورد لزوم مانند موازنه حساب، سند حسابداري، دستور پرداخت، و غيره ... ضروري بوده و ذيلاً تشريح ميگردد.
از آنجائيكه روش مالي سازمان بصورت ماشيني بوده و در نظر است كلاً عمليات مالي سازمان در رابطه با درمان نيز بصورت ماشيني باشد لذا دفتر روزنامه مبتني بر استفاده از ماشين تهيه گرديده و لازم است واحدهاي درماني از اين دفاتر كه نمونه آن ضميمه اين دستورالعمل ميباشد استفاده نمايند. بديهي است از ستونهايي كه در روش دستي مورد نياز نبوده استفاده بعمل نخواهد آمد. دفتر روزنامه حسابهاي عمومي شامل 11 ستون و بشرح زير مورد استفاده قرار خاهد گرفت و واحدها مكلفند كليه عمليات مالي را منحصراً از روي سند حسابداري كه بعداً توضيح داده خواهد شد در دفتر روزنامه حسابهاي عمومي ثبت نمايند.
ستون 1- تاريخ روز، ماه، سال در اين ستون ثبت خواهد شد.
ستون 2- اين ستون مخصوص ثبت شماره اسناد خواهد بود كه از ابتداي هر سال از شماره يك شروع به بطور مسلسل تا پايان همان سال ادامه مي يابد ضمناً به هر سند فقط يك شماره اختصاص داده خواهد شد.
ستون 3- در اين ستون شماره شناسائي حساب ساير اشخاص ثبت خواهد شد كه مختص روش مكانيزه است.
ستون 4- در اين ستون شرح عمليات عيناً ز سند حسابداري به دفتر منتقل خواهد شد.
ستون 5- شماره صفحه دفتر كل در اين ستون قيد خواهد شد.
ستون 6- اين ستون براي درج شماره حساب است كه واحدهاي درماني از اين ستون استفاده نخواهند كرد.
ستون 7- در اين ستون مبلغ جزء بدهكار (معين حساب) ثبت خواهد شد.
ستون 8- در اين ستن جمع مبالغ جزء بدهكار در مقابل سرفصل كل حساب و براي انتقال به دفتر كل ثبت خواهد شد.
ستون 9- اين ستون براي درج شماره حساب بوده كه مانند ستون 6 فاقد ثبت خواهد بود.
ستون 10- در اين ستون مبلغ جزء بستانكار ثبت خواهد شد.
ستون 11- جمع مبالغ جزء بستانكار در مقابل سرفصل كل حساب و براي انتقال به دفتر كل ثبت خواهد شد.
تبصره يك – جمع ستونهاي 7و8و10و11 هر صفحه به صفحه بعد منتقل و اين عمليات تا پايان ماه ادامه خواهد داشت و درپايان هر ماه جمع عمليات ماه قبل نيز در ستون مربوط ثبت ميگردد تا جمع كل لغابت ماه مورد عمل بدست آيد. توجه خواهند داشت كه جمع ستونهاي 7و 8و 10و 11 با هم برابر خواهد بود. تبصره دو- نسخ اول دفتر روزنامه حسابهاي عمومي هر ماه واحد كه به امضاء مسئولين مربوط رسيده است حداكثر تا پنجم ماه بعد به انضمام ساير مدارك قيد شده در اين دستور العمل به اداره كل امور مالي ارسال خواهد شد.
اين دفتر داراي 7 ستون بشرح زير مي باشد كه براي ثبت عمليات مالي واحدهاي درماني از روي ستونهاي 8 و 11 دفتر روزنامه حسابهاي عمومي با توجه به سرفصل كل حسابهاي مندرج در دستورالعمل مورد استفاده قرار ميگيرد.
ستون 1- در اين ستون تاريخ روز، ماه ، سال درج ميگردد.
ستون 2- در اين ستون شماره صفحه دفتر روزنامه ثبت ميگردد.
ستون 3- در اين ستون شرح مختصري با توجه به سرفصل كل حساب ثبت خواهد شد.
ستون 4- اقلام بدهكار مندرج در ستون 8 دفتر رزونامه ثبت خواهد شد.
ستون 5- اقلام بستانكار مندرج در ستون 11 دفتر رزونامه ثبت خواهد شد.
ستون 6- در اين ستون كلمه بدهكار (بد) و يا بستانكار (بس) با توجه به مانده نوشته مي شود.
ستون 7- تفاوت ستون بدهكار با ستون بستانكار ثبت خواهد شد.
اين دفتر مانند دفتر كل داراي 7 ستون به شرح ذيل ميباشد كه براي ثبت عمليات مالي واحد درماني از روي ستونهاي 5و 8 سند حسابداري با توجه به سرفصل جزء حسابهاي مندرج در اين دستورالعمل مورد استفاده قرار ميگيرد.