«کد» یعنی سمبل ، رمز ، علامت یا نشانه ی معنی دار ؛ و منظور هر چیزی است که به معنائی غیر از خودش – آن گونه که هست و به نظر می رسد – دلالت می کند. در فارسی معادل آن نمایه و نماد می تواند باشد. «کد گذاری» مکمل طبقه بندی کالاهاست. کدگذاری عبارت است از / اختصاص یک علامت یا نشانه ی قرار دادی به صورت حرف یا عدد یا ترکیبی از آنها به کالاهای مورد نظر. در واقع کدگذاری یعنی رویه و نظامی که اطلاعات از طریق نشانه های تعریف شده از شخصی به شخص دیگر یا از نقطه ای به نقطه دیگر منتقل می شود و کاربران ، مفهوم مشترکی را از آن ادراک می کنند. در عین حال به طور کلی ، عمل کدگذاری را می توان با استفاده از عوامل متعددی همچون رنگها ، اصوات ، نورها ، اشکال ، حرکات ، اعداد ، حروف یا تلفیقی از این عوامل انجام داد.
در مورد کالاها ، علاوه بر اعداد و ارقام ، گاهی ممکن است برای ساختن کد و کدگذاری از علامتهائی همچون ستاره ، اعشار ، ضربدر ، پرانتز و غیره یا از مشخصاتی مانند رنگ ، حجم ، وزن ، طول ، ارتفاع و غیره و یا ترکیبی از عوامل فوق استفاده کرد.
معمولاً برای هر یک از اقلام موجود کالاها در انبار ، یک شماره ی رمز یا علامت اختصاری (کد) در نظر گرفته می شود ، تا به جای استفاده از نام و مشخصات فنی از آن شماره ی رمز(کد) استفاده شود. تعیین کد یا شماره برای هرکالا ضمن اینکه به تسریع امور مربوط به انبار داری کمک فراوان می کند، درکنترل موجودی کالاها در انبار و شکل دهی به حسابداری انبار نیز نقش بسزائی را ایفا می نماید. بنابراین کد گذاری نخستین قدم در راه برقراری نظم معنی دار در نظامهای اطلاعاتی به شمار می رود . زیرا اطلاعات ، در نظامهای اطلاعاتی با کد ، شناسائی ، ضبط ، ذخیره و بازیابی می شوند.
کدگذاری یعنی شماره بندی منطقی و منظم کالاها بر حسب طبقات و گروههای هم خانواده و متجانس ، که باعث می شود همه ی افراد با زبانی مشترک نسبت به شناسائی کالاها اقدام کنند. هدف اصلی درکدگذاری کالاها ، ابتدا شناخت دقیق کالاهای مشابه و سپس کنترل و تفکیک آنها از یکدیگر است که عمدتاً در حسابداری صنعتی و حسابداری انبارها و در نهایت برای آماده سازی یا بسترسازی و نگهداری کلیه اقلام موجودیتها در انبار به منظور به کارگیری ماشینهای رایانه و محاسبه گر درآتیه ، از آن استفاده می شود.
روشهای کدگذاری کالاها متفاوت است و بستگی به نیاز هر سازمان ، صنعت ، شرایط موجود ، ماهیت کالاها ، حجم سرمایه گذاری در موجودیتهای کالاها ، مقادیر ، اندازه و وسعت عملیات سازمان و غیره دارد. به همین سبب یک شیوه کدگذاری استاندارد را برای کلیه سازمانها و صنایع نمی توان پیشنهاد کرد، اما می توان گفت که متداولترین بهترین و مهمترین شیوه ی کدگذار ی کالاها روش شماره گذاری مرکب یا بر اساس طبقه بندی کالاهاست که درباره ی آن در صفحات بعد بیشتر بحث خواهد شد.
برای کدگذاری کالاها از حروف الفبا یا اعداد و یا ترکیب آنها استفاده می شود. بدین گونه چند نمونه از متداولترین روشهای کدگذاری کالاها عبارتند از :