چکیده :
امروزه کاربرد تکنولوژی اطلاعات در اغلب بخش¬های زندگی به چشم می¬خورد . استفاده از سیستم¬های کامپیوتری برای انجام مجموعه¬ای از کارهای اداری ، مثل پردازش کلمه ، حسابداری ، گردش مکاتبات و ... اتوماسیون اداری نامیده می¬شود ، بدیهی است اتوماسیون اداری نیاز به یک بستر شبکه مناسب دارد . برخی افراد اتوماسیون اداری را تنها به دیده جانشین کردن ماشین¬های تحریر و ماشین حساب با کامپیوتر می¬نگرند ، اگر از این منظر بنگریم نه تنها موجب موجب صرفه جوئی در هزینه نخواهد شد بلکه از برخی جهات هزینه¬ها افزایش خواهند یافت . یقیناً هدف یک سازمان چیزی بیش از اینهاست .
اساسی¬ترین چیزیکه یک سازمان به دنبال آن است تغییر و بهبود نحوه انجام کارها و ارتباطات می¬باشد .
از امکانات و توانایی¬های سیستم اتوماسیون اداری می¬توان به :
• حذف روش دستی مکاتبات و در نتیجه حذف کاغذ
• ارسال لحظه¬ای نامه¬ها و در نتیجه جلوگیری از صرف وقت و عدم نیاز به نیروی انسانی جهت جابجایی نامه¬ها
• دارا بودن امضاء الکترونیکی برای نامه¬ها
• حذف بکارگیری فرمهای دستی و بکار بردن فرمهای متنوع الکترونیکی از جمله فرمهای مأموریت ، مرخصی ، بلیط و انواع گواهی و ...
اشاره کرد .
در این مقاله ما به معرفی کامل اتوماسیون اداری می¬پردازیم و همینطور به معرفی چند نرم-افزار فعال در این زمینه از جمله نرم¬افزار اتوماسیون پیوست ، نرم¬افزار اتوماسیون اداری گاما ، نرم¬افزار اتوماسیون اداری یارا و ... می¬پردازیم .
مقدمه :
با گسترش روز افزون ارتباطات و پيدايش شكلهاي مختلف جريانات ارتباطي ، شبكه-هاي ارتباطي در تمامي امور زندگي افراد سايه افكنده است و تجارت هم كه در اقصي نقاط جهان به شيوه¬هاي مختلف (توليد كالا يا خدمات) ديده مي¬شود از اين قضيه مستثني نيست . با پيشرفته و پيچيده¬تر شدن ارتباطات تجاري ، سازمانها براي از دست ندادن يكي از منابع ورودي (اطلاعات) لاجرم دست به ايجاد سيستم¬هايي در درون خود زدند تا بتوانند از اطلاعات موجود در اطراف خود استفاده بهينه كنند و با پردازش مناسب اين اطلاعات را به مشتريان و درجهت جلب رضايت آنان ، عرضه كنند . در واقع محيط پر رقابت كسب و كار و دگرگونيهاي اين محيط در دهه 1990 (جهاني شدن اقتصاد و تبديل اقتصادها و جوامع صنعتي به اقتصاد خدماتي بر پايه دانش و اطلاعات) لزوم توجه به سيستم¬هاي اطلاعاتي را دوچنـــــدان كرد . به همين جهت ، بحث سيستم¬هاي اتوماسيون اداري كه نوعي از انواع سيستم¬هاي اطلاعاتي است روز به روز اهميت بيشتـــري مي¬يابد ، چنانكه امروز سازمانهايي مي¬توانند در اغلب اوقات خود را در بالاترين ميزان آمادگي براي مقابله با تغييرات محيطي و داخلي ببينند كه از درجه بالايي از اتوماسيون سود برده باشند . اما سيستم¬هاي اتوماسيون اداري چيستند ؟ چه مزايا و معايبي دارند ؟ نياز واقعي به تكامل و ايجاد آنها چه بوده است ؟ انواع كاربردها و يا زيرسيستم¬هاي آن چيست ؟ چه تفاوتي با ساير سيستم¬هاي اطلاعاتي دارد ؟ و ...
اهميت اطلاعات و سيستم¬هاي اطلاعاتي :
اطلاعات يكي از منابع با ارزش و اصلي مديران يك سازمان است . همان طور كه منابع انساني ، مواد اوليه و منابع مالي در روند توليد داراي نقش و ارزش خاصي هستند لیكن در عصر اطلاعات و ارتباطات ، اطلاعات داراي ارزش ويژه¬اي هستند . ازطرفي اطلاعات كليد جامعه مردمي است و انتشار و استفاده از آن يك شاخص اجتماعي به شمار مي¬رود . رشد اين شاخص به معناي ارتقاي ملي خواهد بود . اطلاعات به طور محسوسي بر بينش و رفتار ما اثر مي¬گذارد .
فناوري و ابزارهاي الكترونيك و رايانه¬اي نيز در دهه گذشته پديده انفجار اطلاعات را موجب شدند و به طور حتم تأثير مهمي را بر جهت گيري جوامع و اطلاعات مورد نياز آنها خواهند گذاشت . امروزه نه تنها مديران ارشد و مديران اجرايي ، بلكه تمام اقشار اجتماع چون محققان و دانشوران و تجار ناگزير از استفاده اطلاعات هستند . كاربران نظام اطلاعات ، اطلاعات را چون يك منبع ارزشمند ، هم سنگ سرمايه و نيروي كار به كار مي¬برند . از آنجا كه اطلاعات مهم و ارزشمند هستند و اساسي براي كل فعاليتهاي سازمان محسوب مي¬شوند ، لذا بايستي سسيتم¬هايي را برپا كرد تا بتوانند اطلاعات را توليد و آنها را مديريت كنند . هدف نهايي چنين سيستم¬هايي كسب اطمينان از صحت ، اعتبار و روايي اطلاعات در دسترس در زمان مورد نياز و به شكل قابل استفاده است . امروزه سيستم¬هاي اطلاعاتي نقش اساسي در همه زمينه¬هاي فعاليت يك شركت ايفا مي¬كنند . توجه به شركتهاي موفق نشان مي¬دهد كه همگي آنها به سيستم¬هاي اطلاعاتي جهت فعاليت روزانه¬شان مجهزند . چالش حقيقي كه شركتها با آن روبرو هستند ، صرفاً به كارگيري سيستم¬هاي اطلاعاتي متكي به رايانه نيست ، بلكه هدف اساسي استفاده اثربخش سيستم¬هاي اطلاعاتي در مديريت است . سيستم¬هاي اطلاعاتي كه به عنوان منبعي ارزشمند محسوب مي¬شوند ، توانايي مديران و كاركنان را افزايش داده و امكان تحقق اثربخش اهــــداف سازمان را با بهره¬وري بالا موجب مي¬گردند .
انواع سيستم¬هاي اطلاعاتي :
..................
تحقیقهای مشابه
مجری کارهای پژوهشی عمومی، علمی پژوهشی و مروری
کارهای آماری و تجزیه و تحلیل داده
تحلیل کمی و کیفی
انجام کلیه خدمات نگارش، ترجمه تخصصی ، ویرایش مقاله ها و پایان نامه ها
انجام رفرنس نویسی استاندارد با نرم افزار EndNote
آماده سازی پاورپوینت مربوط به ارائه در جلسات و همایشها
جهت سفارش اینجا کلیک کنید