جهت سفارش اینجا کلیک کنید 
موتور جستجوی پیشرفته مقالات و تحقیقات و ...
به گزارش خبرنگار حقوقی و قضایی خبرگزاری میزان، بیش از 80 سال از تاسیس دفاتر اسناد رسمی در ایران می‌گذرد. رویه تنظیم و ثبت اسناد طی سال‌ها همواره به یك شیوه مشخص بوده و در مدت زمان طولانی تغییر خاصی در فعالیت‌ها و اقدامات دفاتر اسناد رسمی وجود نداشت تا اینكه از سال 1387 كم‌كم روند تغییر، اصلاح و به روزرسانی انجام امور آغاز شد به گونه‌ای كه طی چند سال اخیر تغییرات عمده‌ای در دفاتر اسناد رسمی روی داده است. در این رابطه مهم‌ترین تغییرات رخ داده در دفاتر اسنادرسمی طی هشت سال گذشته را بر شماریم.
طرح پرداخت الکترونیک در دفاتر اسناد رسمی در ادامه هدف مکانیزه کردن دفاتر به منظور تکریم ارباب‌رجوع، تسهیل امور دفترخانه، تحقق ثبت نوین و گسترش هرچه بیشتر دولت الکترونیک در سال 1387 آغاز شد. این طرح از آخرین دستاوردهای کارشناسان فناوری اطلاعات و ارتباطات، علوم بانکی و خدمات ثبتی بود که با همکاری بانک ملی ایران، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، وزارت امور اقتصادی و دارایی، کانون سردفتران و دفتریاران و چندین شرکت خصوصی و دولتی جهت اجرایی شدن در تمامی استان‌ها آغاز شد.در روال سنتی، دریافت وجوه اعم از حق‌التحریر و حق‌الثبت در دفاتر اسناد رسمی از طریق پرداخت در بانك صورت می‌گرفت اما در روش جدید یعنی پرداخت وجوه به شیوه الکترونیک، امکان واریز وجه در محل دفترخانه به حساب‌های مختلف به صورت الکترونیکی و از طریق دستگاه کارتخوان فراهم شد.دستگاه کارتخوان یک ابزار سخت‌افزاری است که نرم‌افزار مخصوصی روی آن بارگذاری شده و به نوعی یک باجه بانک مجازی محسوب می‌شود که از سوی بانک در محل دفترخانه مستقر شده است. در روش سنتی، فیش واریز وجه مشتری در بانک در پرونده سند حسابداری نگهداری می‌شد اما در حالت الکترونیکی چاپگر مورد استفاده از نوع حرارتی بود، این بدان معناست که کاغذ چاپ شده عمر بسیار کوتاهی داشت بنابراین چنین برنامه‌ریزی شد که اطلاعات معادل پرفراژ بانک، علاوه بر چاپ توسط چاپگر کارتخوان در رایانه ذخیره‌سازی و از آنجا چاپ شود. در این صورت، اطلاعات چاپ شده قابلیت نگهداری برای سال‌های طولانی را خواهد داشت. با استفاده از امکانات تعبیه شده در این سیستم، این امکان فراهم شد که در پایان هر ماه، سردفتر بتواند گزارشی از ریز تراکنش‌های انجام شده در محل دفترخانه تهیه و به مراكز مربوطه ارائه كند.
موفقیت فعالیت‌های مجازی شده در گرو پایبندی طرفین یك تبادل به تعهدات خود است كه اثبات این تعهدات، منوط به امضای قرارداد و در نهایت تایید صحت امضا است. در این خصوص گواهی امضای الكترونیك جانشین امضا به روش سنتی شد كه قابل جعل نبوده و دخل و تصرف در آن امكان‌پذیر نیست. همچنین طی مراسمی با حضور وزیر بازرگانی و رئیس سازمان ثبت اسناد و املاك كشور، اولین دفتر ثبت‌نام گواهی امضای الكترونیكی (RA) در بخش خصوصی، حاكمیتی در كانون سردفتران افتتاح شد و غضنفری؛ وزیر وقت بازرگانی و تویسركانی؛ رئیس سازمان ثبت اسناد و املاك كشور، به عنوان اولین ثبت‌نام‌كنندگان در این سامانه، امضای الكترونیك خود را به ثبت رساندند.نقطه ضعف همه فعالیت‌های مجازی شده این است كه طرفین، نوعی امضا داشته باشند تا پای تعهدات خود بایستند. وقتی امضا در فضای واقعی انجام می‌شود، كافی است كه در مقابل تحویل‌دار امضا بزنیم و این امضا با آن‌چه كه قبلا اسكن شده تطبیق داده شود.
یكی از مشكلات در فضای مجازی این بود كه محاكم نمی‌توانستند اسناد مجازی را بپذیرند؛ چرا كه با این امضا، امنیت برای ورود به فضایی جدید در اسناد و مدارك برقرار می‌شود و در واقع قوه‌‌قضاییه با یك سند محكمه‌پسند مواجه خواهد بود.همچنین پیرو بخشنامه هایی در دی ماه سال 90، پاسخ‌های استعلام وضعیت ملک مجهز به امضای الکترونیک از تاریخ 14/2/92 الكترونیكی شد. با توجه به راه‌اندازی امضای الکترونیک پاسخ استعلام ملک در سامانه مدیریت کشوری املاک، ضرورتی به ارسال پاسخ فیزیکی استعلام ملک از سوی واحد ثبتی به دفترخانه نبود و دفاتر اسناد رسمی موظف شدند بر اساس پاسخ الکترونیکی استعلام ملک، اقدام بعدی جهت تنظیم و صدور سند را انجام دهند. همچنین واحد ثبتی مکلف شد پس از صدور پاسخ الکترونیکی استعلام ملک و تایید نهایی در سیستم، پرینت پاسخ استعلام را اخذ و پس از امضا و ممهور كردن، جهت ضبط در پرونده ملک به بایگانی ارسال كنند. دفاتر اسناد رسمی هم باید پس از ملاحظه پاسخ استعلام الکترونیک در سامانه، پرینت آن را از سامانه اخذ و در پرونده مربوط نگهداری كنند.در متن پاسخ استعلام‌های دارای امضای الکترونیک که از طریق سامانه مدیریت کشوری املاک اخذ می‌شود، عبارت «این پاسخ استعلام دارای امضای الکترونیکی می‌باشد» درج شده و شناسه امضای الکترونیک در ذیل این عبارت آمده است.شروع به کار آزمایشی 4 دفتر خدمات الکترونیک قضایی اتفاق دیگری بود كه خانواده بزرگ دفاتر اسناد رسمی شاهد آن بود. دفاتر خدمات الکترونیک قضایی، به منظور تسهیل در ارائه خدمات الکترونیک قضایی راه‌اندازی شد. در این راستا چهار دفتر خدمات الکترونیک قضایی از دوم اردیبهشت 1391 به صورت آزمایشی شروع به فعالیت كردند و اولین خدمت قابل ارائه در این دفاتر، ارائه و پیگیری دادخواست‌ها بود.در مرحله اول، تنها امکان ثبت و پیگیری دادخواست‌های مربوط به مجتمع قضایی عدالت تهران وجود داشت و شهروندان می‌توانستند به جای مراجعه حضوری به مجتمع قضایی عدالت تهران، دادخواست خود را از طریق این درگاه ثبت كرده و با در دست داشتن کدرهگیری به یکی از دفاتر خدمات الکترونیک قضایی مراجعه كنند كه از این تعداد، سه مركز دفتر اسناد رسمی بود. در حال حاضر 42 دفتر اسنادرسمی در تهران خدمات الكترونیك قضایی را جهت رفاه حال مردم و كاهش مراجعات به دستگاه قضایی ارائه می‌دهند.
با این اقدام امنیت اسناد در سطح بالایی قرار گرفت و امکان هرگونه کلاهبرداری به حداقل رسید. با این اقدام کمک شایانی در تسریع امر معاملات در دفاتر اسناد رسمی كشور شد. طرحی كه رئیس سازمان ثبت، از آن با تعبیر کوه یخ نام برد كه تنها قسمت کوچکی از آن قابل رؤیت است و این اقدام اساسی و زیربنایی که آثار و نتایج ملی و بسیار تعیین‌کننده دارد، در گذر زمان خود را نشان خواهد داد.در دو قانون «برنامه پنج ساله پنجم توسعه» و «ارتقای سلامت نظام اداری و مقابله با فساد»، به صراحت استفاده از امکانات و نرم‌افزارهای نوین و مکانیزه کردن فرایندهای ثبتی به منظور شفاف‌سازی و بهبود کیفیت خدمات تأکید شده و در زمره تکالیف قانونی سازمان ثبت قرار گرفته بود.
از مهرماه سال جاری دریافت کلیه استعلامات موضوع ماده ۱۸۷ قانون مالیات‌های مستقیم دفاتر اسناد رسمی شهر تهران به صورت الکترونیکی انجام شد و ۱۵ دفتر اسناد رسمی شهر تهران به صورت پایلوت برای دریافت استعلامات دارایی به صورت الکترونیکی برگزیده شدند.